Anfrageformular, auf Wunsch je Thema
Ihre Kunden stellen ohne Anmeldung eine Anfrage, mit bis zu fünf Anhängen. Für jede Kategorie, die Sie im Portal anbieten, gibt es einen festen Link, etwa für Reparaturen, den Sie in Ihre Mail-Signatur oder auf Ihre Website setzen. Den Kunden erkennt Skipper an der E-Mail-Domain, und der Absender erhält eine Bestätigung mit Ticketnummer.
Das Formular fragt keine Telefonnummer ab und erscheint nur auf Deutsch. Ändern Sie den Kurznamen einer Kategorie, gilt der alte Link nicht mehr. Gegen Spam schützen ein verstecktes Feld und eine Begrenzung der Anfragen je IP-Adresse, ein Captcha gibt es nicht. Ein Widget zum Einbetten gibt es ebenfalls nicht, ein eigenes Formular auf Ihrer Website binden Sie nur über einen eigenen Server an.
Statusseite mit Verlauf und Antwortfeld
Auf der Statusseite sieht der Kunde den Status seines Tickets, den Verlauf ohne interne Notizen und die Anhänge zum Herunterladen. Antwortet er dort mit Text und Dateien, öffnet sich ein erledigtes Ticket wieder. Ihre Antworten erscheinen dort als „Support-Team“, und hat Ihr Team eine Nachricht mit einem Emoji quittiert, sieht der Kunde das darunter, ohne Namen.
Priorität, Bearbeitung und gebuchte Zeiten bleiben verborgen, und schließen oder bewerten kann der Kunde ein Ticket nicht. Mit einem Emoji reagieren kann er selbst nicht, und eine Reaktion Ihres Teams schickt ihm keine E-Mail. Den Link zur Statusseite nehmen Sie in Ihre Eingangsbestätigung auf, die mitgelieferte Fassung enthält ihn nicht.
Anmeldung per Code und Firmensicht
Für die Übersicht „Meine Tickets“, getrennt nach Offen und Erledigt, melden sich Ihre Kunden mit einem sechsstelligen Code an, den sie per E-Mail erhalten. Der Code gilt zehn Minuten, die Anmeldung hält 30 Tage ab der letzten Nutzung. Je Kontakt legen Sie fest, ob er seine eigenen Tickets, alle Tickets seiner Firma oder nichts sieht, und ein entzogener Zugang beendet die Anmeldung sofort. Links zur Statusseite aus früheren E-Mails sperrt erst die Anmeldepflicht.
Den Code verschickt Skipper nur über Microsoft 365. Ab Werk kann sich jeder Kontakt mit E-Mail-Adresse anmelden und sieht seine Tickets. Die Firmensicht zeigt alle Tickets der Firma, auch intern angelegte.
Vertrauliches nur im Portal
Im Portal-Modus geht zu einer Antwort nur ein Hinweis per E-Mail hinaus, an alle Empfänger in An und Cc. Antwort und Anhänge stehen auf der Statusseite. Schalten Sie zusätzlich die Anmeldepflicht ein, wird aus dem Link zur Statusseite eine echte Zugangskontrolle: Der Kunde meldet sich mit seinem Code an und sieht nur Tickets aus seinem Bereich.
Beide Einstellungen gelten für alle Kunden gemeinsam und sind ab Werk aus.
Ihr Logo, Ihre Rechtstexte
Oben im Portal steht Ihr Logo oder Ihr Firmenname, unten „© Jahr Firmenname“ mit Links auf Ihr Impressum und Ihre Datenschutzerklärung. Beide Texte pflegen Sie in Skipper, ausgehend von einer Vorlage, die Sie ergänzen und rechtlich prüfen lassen. Angaben wie Anschrift und Geschäftsführung kommen als Platzhalter aus Ihren Firmenstammdaten, und ein eigenes Favicon laden Sie selbst hoch.
Ganz neutral ist das Portal nicht: Der Name Skipper bleibt etwa im Titel des Browser-Tabs sichtbar. Ihre Markenfarbe färbt das Portal nicht ein.
Was der Kunde sieht
Über „Kundenansicht öffnen“ sieht Ihr Team die Statusseite eines Tickets so, wie der Kunde sie sieht, nur lesend. Das hilft etwa, wenn ein Kunde anruft und nach dem Stand fragt.
Neben seinen Tickets findet der Kunde im Portal den öffentlichen Bereich Ihres Wikis mit Anleitungen. Rechnungen, Leistungsnachweise, Verträge und Geräte zeigt das Portal nicht.